En nuestro afán por recolectar y analizar datos sobre nuestra forma de trabajar, cada vez que alguno de los que trabajamos en Despacio lo hace desde la casa, completa una encuesta al final del día. Gracias a eso, durante los últimos tres años hemos podido evaluar las opiniones y experiencias de nuestro equipo al teletrabajar.
La encuesta que hacemos (la que les invitamos a contestar, así nos ayudan a profundizar en el tema) tiene preguntas asociadas al horario y el lugar de trabajo (en un estudio, la cama, el sofá, lo que sea), hasta otras un poco más detalladas (como lo que cada uno hace mientras descansa, como ver Netflix, hacer ejercicio o tomar onces). Hasta el momento, esto nos ha ayudado a entender un poco más en detalle la forma como nosotros teletrabajamos, qué nos resulta y qué no. Todo esto lo hacemos porque queremos que la gente sea productiva y feliz, al mismo tiempo.
Teniendo en cuenta la coyuntura que estamos viviendo y el cambio que ha tenido la forma de trabajar, pensamos que es una buena oportunidad para contarles los resultados que hemos obtenido durante estos tres años, recordarles los beneficios de teletrabajar y, finalmente, darles algunos tips para hacerlo. Para facilitar la lectura, decidimos dividir los datos en cinco frentes: productividad, espacio de trabajo, horarios, descansos y trabajo en equipo.
Productividad
Una de las mayores preocupaciones del teletrabajo (tanto para el empleador como para el empleado) es la productividad. Tenemos la idea de que trabajar en la oficina nos hace más productivas(os), mientras que trabajar en la casa (por las distracciones y la falta de una rutina) reduce nuestra eficiencia. Como muchas(os) ya lo habrán vivido, por razones de fuerza, teletrabajar no es sinónimo de baja productividad. Esto fue lo que encontramos en nuestras encuestas:
- 37% de nuestras trabajadoras(es) consideran que es excelente para ser más eficientes y 53% considera que es bueno. Eso quiere decir que solo el 10% tiene una mala percepción de su eficiencia cuando teletrabaja.
- 30% piensan que es excelente para el uso del tiempo y 60% considera que es bueno. El uso del tiempo es crucial en el teletrabajo, ya que nos permite organizar nuestro día y no trabajar hasta muy tarde.
- 39% opinan que es excelente para la concentración y 37% piensa que es bueno. Según esto, debemos aceptar que teletrabajar puede ser un poco más difícil por las distracciones que tenemos (redes sociales, televisión, comida en la nevera, familia, mascotas, etc.). Sin embargo, viendo los porcentajes anteriores, menor concentración no siempre quiere decir menor eficiencia.
Si usted es de las personas que sufre un poco trabajando desde casa o que le teme a no poder terminar todas las tareas que tenga, le recomendamos la estrategia “Pomodoro” y que baje esta herramienta para su navegador: FocusMe: A Pomodoro Timer and Website Blocker. Esta herramienta le ayuda a utilizar la técnica de concentración Pomodoro en la que se asignan 25 minutos de trabajo/estudio y 5 minutos de descanso. La herramienta se añade a Google Chrome y este le avisa cuándo es momento de descansar. En el teletrabajo, al no tener ningún tipo de interrupciones, en muchas ocasiones se nos olvida tomar un descanso.
Espacio de trabajo
Cada uno tiene su forma de trabajar: en un estudio en silencio, en la cama con un televisor, en el sofá con música, quién sabe. Lo importante al teletrabajar es que usted se sienta a gusto y que su cuerpo no sufra por tener la espalda torcida. Aunque muchos recomiendan tener un espacio dedicado para el trabajo (así como usted tiene su puesto de trabajo en la oficina), no todos lo aplican y no todos tienen el espacio necesario para hacerlo. Al encuestar a nuestras(os) trabajadoras(es), entendimos que, aunque sea difícil, es importante adecuar un espacio:
- La mayoría teletrabajaron dentro de sus casas (esto es obvio en tiempos de cuarentena, pero recuerden que llevamos tres años en esto): el 53% en un espacio de trabajo y el 42% en un espacio con otra función como la mesa del comedor, en la sala o en el cuarto. Y solo el 5% salió a trabajar en un cafecito (de nuevo, puede hacer esto cuando no haya cuarentena).
- 25% piensan que su espacio de trabajo fue excelente y 41% piensa que fue bueno. Como ven, la opinión optimista que se vio en la productividad bajó al hablar del espacio de trabajo. Algo pasa aquí que se podría mejorar. Tal vez lo que falta es más interacción con los compañeros.
Lo bueno de teletrabajar es que cada quien -dentro de sus posibilidades- puede crear su espacio de trabajo. Le recomendamos que experimente, mire qué es lo que se ajusta más a sus necesidades, su forma de ser y su ánimo. Pero recuerde, en cualquier espacio de trabajo que se haga, evite trabajar mucho tiempo sentado en superficies que no permitan una buena postura, ya que le pueden ocasionar lesiones en la espalda, cuello y manos. Y si usa portátil, use teclado y/o mouse portátil para evitar lesiones en sus manos y/o muñecas.
Horarios
Para quienes no están acostumbrados a teletrabajar, pasar todo el día en la casa y repartir bien el tiempo puede resultar difícil o muy difícil. En nuestra experiencia, una de las cosas más importantes al teletrabajar es organizar el tiempo. Despertarnos tarde, trabajar un poco durante el día y trasnochar no es lo ideal. Puede que sea cómodo pero, después de un par de días, eso hará que se desajuste nuestro día a día. Mantener un horario, despertarnos a la misma hora (o similar) todos los días y saber cuándo dejar de trabajar es clave. Esto fue lo que dijeron nuestras(os) empleadas(os):
- El 44% de ellas(os) inició su jornada de trabajo entre las 8 y las 9 de la mañana y terminaron su jornada entre las 5 y 7 de la tarde. Gran parte de nuestras trabajadoras(es) mantuvo sus horas de trabajo tal como si estuviera en la oficina.
Mantener un horario es muy importante para salud mental. En el libro The Ultimate Guide To Remote Work se recomienda mantener una rutina en la mañana y otra en la tarde. Por ejemplo, hacer ejercicio en las mañanas antes de empezar a trabajar y sacar a su mascota en las tardes después de trabajar. Esto genera el efecto que el transporte tenía durante los recorridos hacia y desde la oficina, permitiendo que el cerebro entienda cuándo empieza el trabajo y cuándo termina.
Descansos
La preocupación por la productividad puede tener el efecto contrario. La ansiedad de no aprovechar el tiempo lo suficiente puede resultar en falta de descanso y en un agotamiento innecesario. Por eso, así como es importante para la salud mental mantener un horario, también lo es tomar un tiempo de descanso. Cuando estamos en la oficina solemos tomar momentos breves, aparte del almuerzo, para estirarnos, pensar en algo diferente o hablar con nuestros compañeros. Algo parecido debería suceder, y ya sucede, con nuestras trabajadoras(es):
- El 77% afirmaron haber descansado de trabajar durante el almuerzo, el 44% haber tomado onces en la tarde y el 37% haber desayunado después de haber comenzado a trabajar.
Que el hecho de trabajar en la casa no se vuelva una razón para alterar las rutinas que el cuerpo ha adquirido a través de los años.
Trabajo en equipo
Uno de los componentes más importantes para que el teletrabajo se realice de forma adecuada es la comunicación. Mientras en la oficina podemos acudir a nuestros compañeros de trabajo con tan solo caminar unos pasos, el teletrabajo presenta algunos obstáculos para el trabajo en equipo. Por esta razón, es muy importante tener canales y herramientas de comunicación claras, de modo que el equipo no solo trabaje de forma eficiente y cordial, sino, incluso, mejor de lo que trabajaba antes.
- El 58% de nuestras empleadas(os) opinaron que el correo electrónico es buenísimo para el teletrabajo, siendo la herramienta de comunicación mejor calificada, seguida por Asana y el chat de Gmail.
Hay muchas herramientas con las que usted o su empresa pueden experimentar. Nosotros recomendamos usar, inicialmente, estas tres: correo, Asana (herramienta para gestión y seguimiento de proyectos) y chat de Gmail. Para videollamadas, Google Hangouts o Skype. Aunque a algunos les gusta usar WhatsApp como medio de comunicación para el trabajo, encontramos que no es de lo más preferidos en Despacio. Incluso el 23% de nuestras empleadas(os) no lo usan mientras teletrabaja.
La comunicación con el equipo de trabajo no se debe limitar a reuniones o llamadas sobre algún proyecto o tarea específica. Es bueno que usemos las videollamadas para celebrar cumpleaños, tomar pausas activas (que alguien del equipo puede liderar), compartir conocimiento y, simplemente, saludarnos. En tiempos donde se debe cumplir un aislamiento riguroso, es bueno que nos mantengamos en contacto para cuidar nuestra salud mental y la del resto del equipo.
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